การจัดทำรายงานการประชุมเพื่อนำเสนอต่อประธานในการลงนามและสำเนานำส่งให้คณะกรรมการ คปอ. ทั้ง 7 คน และติดบอร์ดที่อาคารด่านทั้ง 9 ด่าน คณะกรรมการ คปอ. มีทั้งหมด 7 คน และ จุดติดบอร์ด 9 จุด เอกสารการประชุม 1 ชุดมีประมาณ 5-6 แผ่น กระดาษจะใช้ทั้งหมด 96 แผ่น ต่อเดือน โดยมีการจัด ส่งเอกสารการประชุมแนบไฟล์ต้นฉบับผ่าน E mail ถึงพนักงานทุกคนและไม่ได้ปริ้นสำเนาแจก